Klant
GampIndustrie
FulfilmentVan Excel naar efficiëntie: geautomatiseerde facturatie met Gampère
Gamp zocht een oplossing om de registratie van werkzaamheden en het facturatieproces efficiënter en minder foutgevoelig te maken. Hun huidige werkwijze, gebaseerd op Excel-bestanden, was niet toekomstbestendig en kostte veel tijd.
Zachtwaar ontwikkelde Gampère: een gebruiksvriendelijk systeem waarin medewerkers eenvoudig werkzaamheden kunnen loggen. Het systeem verwerkt gegevens uit meerdere bronnen, zoals CSV-bestanden van vervoerders en PowerBI-data en genereert automatisch factureren, die gekoppeld worden aan AFAS.
Het nieuwe systeem bespaart Gamp veel tijd en vermindert de kans op fouten. Het facturatieproces verloopt nu sneller en efficiënter, terwijl klanten maandelijks uitgebreide rapportages ontvangen. Gamp is klaar voor verdere groei en procesoptimalisatie met dit toekomstbestendige platform.
Gamp voert dagelijks diverse werkzaamheden uit, zoals het verwerken van zendingen en het verpakken van producten. De registratie hiervan werd tot nu toe handmatig in Excel bijgehouden. Dit zorgde voor tijdrovende administratie en foutgevoelige facturatie. Gamp zocht een efficiëntere oplossing om deze processen te stroomlijnen en automatiseren.
Samen met Gamp ontwikkelde Zachtwaar een nieuw systeem genaamd Gampère. Met dit systeem kunnen medewerkers eenvoudig inloggen, hun werkzaamheden loggen en direct relevante gegevens invoeren, zoals klantinformatie, ordernummers en aantallen. Het systeem is voorzien van 2FA-beveiliging en biedt de mogelijkheid om rechten per gebruiker in te stellen.
Een belangrijke functionaliteit is de automatische koppeling met AFAS. Activiteiten, aangeleverde CSV-bestanden van vervoerders als DHL en PostNL en PowerBI-data worden verwerkt tot één factuur. Medewerkers kunnen deze factuur eenvoudig aanpassen, goedkeuren en omzetten naar een definitieve factuur, die vervolgens wordt doorgestuurd naar AFAS. Ook genereert het systeem maandelijks gedetailleerde Excel-rapportages die klanten inzicht geven in de uitgevoerde werkzaamheden.
Het resultaat is een efficiënter proces dat Gamp veel tijd bespaart en de kans op fouten minimaliseert. Facturaties lopen soepeler en sneller, terwijl klanten beter geïnformeerd worden over hun facturen. Gamp heeft nu een toekomstbestendig systeem dat verder uitgebreid kan worden naarmate de bedrijfsprocessen zich ontwikkelen.
Testimonial
Luke over Gampère
"De maandelijkse facturatie richting de webshops waar we als Gamp de fulfilment voor verrichten was een tijdrovend proces. Echter ook een belangrijk en secuur onderdeel, dat je snel richting je klanten wilt hebben.
Als financieel directeur heb ik met een collega, samen met het team van Zachtwaar gekeken hoe we dit het beste en het snelste konden realiseren: Gampère was geboren. De samenwerking verliep goed, vragen werden snel en vakkundig opgepakt en er werd ook mee- en verder gedacht met mij als klant. Dit werd en wordt als zeer prettig ervaren. De facturatie nu meer geautomatiseerd, minder foutgevoelig en daardoor meer tijd voor de kern: klanten en fulfilment."
Ook jouw processen efficiënter maken?
Voor Gamp ontwikkelden we een systeem dat hun administratie en facturatie automatiseert. Hierdoor besparen ze tijd en voorkomen ze fouten. Benieuwd hoe wij jouw bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren? Laten we samen sparren over de mogelijkheden!
Meer projecten waarin maatwerk centraal staat
Bij Zachtwaar ontwikkelen we oplossingen die perfect aansluiten op de behoeften van onze klanten. Net zoals bij Gamp hebben we in andere projecten bedrijven geholpen met automatisering, procesverbetering en groei. Bekijk hier meer cases en laat je inspireren door wat mogelijk is met maatwerksoftware!
